От 1 юни 2025 г. влизат в сила нови изисквания за подаване на информация към НАП във връзка с трудовите договори. Това ще засегне всички работодатели – независимо от техния размер или дейност – както и всички, които предоставят счетоводни услуги или извършват счетоводно обслужване на фирми.
Ако управлявате бизнес, работите в отдел „Човешки ресурси“ или сте счетоводител, тази статия ще ви помогне да се ориентирате в новите правила и да избегнете грешки.
1. Какво представляват електронните трудови записи
Електронните трудови записи са нова цифрова система за подаване на данни към НАП при сключване, промяна или прекратяване на трудов договор. Тази система заменя досегашното подаване на уведомления по чл. 62 от Кодекса на труда в стария XML формат.
2. Защо тази промяна е важна за бизнеса
Новата система улеснява администрирането на трудовите отношения и предоставя:\n
- по-добър контрол върху подадените данни,\n
- възможност за справки в реално време,\n
- намаляване на бюрократичните грешки,\n
- централизирано съхранение на данните.\n
Това ще помогне както на вътрешните екипи, така и на фирмите, които използват външно счетоводно обслужване.
3. Какво се случва на 30 май 2025 г.
На тази дата (петък), след 17:30 ч., НАП временно ще спре достъпа до Портала за електронни услуги за подаване на уведомления за трудови договори. Причината е подготовката за миграция на данните към новия Регистър на заетостта.
4. Какво трябва да знаете за 31 май
На следващия ден, 31 май, след 17:00 ч., ще бъде спряна и възможността за упълномощаване и преупълномощаване за подаване на уведомления. Ако използвате външна счетоводна фирма, уверете се, че пълномощните са актуални преди тази дата.
5. Стартиране на новите услуги – какво да очакваме от 1 юни
Новата услуга за подаване на електронни трудови записи ще бъде активна от 1 юни 2025 г. В първите дни обаче се очакват забавяния в обработката на данни. Подадените записи ще имат статус „в процес на обработка“, докато системата се стабилизира.
6. Нов формат на данните – какво се променя
Системата използва нова XSD схема, която диктува структурата на електронните записи. Всички счетоводни и HR системи трябва да бъдат обновени, за да могат да подават информация в този формат. Ако ползвате външни счетоводни услуги, свържете се с доставчика си и проверете дали са направили нужната подготовка.
7. Новият Регистър на заетостта – повече прозрачност
В Портала за електронни услуги на НАП ще бъде достъпна нова функционалност – справка за актуалното състояние на всеки служител. Ще виждате данни за длъжност, дата на сключване на договора, промени или прекратяване. Това значително ще улесни контрола и отчетността пред институции и вътрешнофирмени одити.
8. Какво включва новият безплатен софтуер на НАП
За улеснение НАП публикува нов програмен продукт „Електронни трудови записи“, с който лесно се създават, валидират и подават записи. Програмата е подходяща както за малки фирми, така и за по-големи организации с интегрирано счетоводно обслужване.
9. Какво да направите още сега
- Актуализирайте пълномощните в Портала на НАП.\n
- Проверете дали използвате софтуер, съвместим с новата XSD схема.\n
- Свържете се с доставчика на счетоводни услуги за потвърждение на готовността им.\n
- Информирайте HR екипа или служителите по назначаване за новия процес.\n
- Изтеглете безплатния софтуер от сайта на НАП и направете пробно подаване.
10. Заключение – промяна с дългосрочна полза
Макар и да изисква известна подготовка, въвеждането на електронните трудови записи е сериозна крачка към по-модерно, прозрачно и ефективно администриране на трудовите взаимоотношения. Работодателите и счетоводителите, които планират и действат навреме, ще избегнат излишни грешки и забавяния.
Използването на качествени счетоводни услуги и добрата комуникация с вашите партньори ще гарантират безпроблемен преход към новата система и спокойствие за екипа ви.
За още полезна информация или качествено счетоводно обслужване посетете schetovodniuslugi.bg
About the Author
